介護事業所開業時の電話・FAX・ネット介護ソフトの準備手順

最初に「誰と何をやり取りするか」を書き出す

相手・業務	準備するもの
利用者・家族	代表電話、緊急連絡、留守番・転送の運用
ケアマネジャー等	電話、メール、必要に応じFAX、文書共有
自治体・指定権者	電子申請、メール、届出連絡先
国保連・請求	介護ソフト、伝送方法、電子証明書等の準備確認
職員	業務用端末、アカウント、記録・勤怠・連絡方法

電話・FAXは番号を公開する日から逆算

• 代表番号と緊急連絡先を分けるか決める
• 営業時間外の留守番・転送・折返しルールを決める
• 既存番号を移す場合、移行可否と停止時間を確認する
• FAXを使う場合、誤送信防止・受信文書の放置防止を決める
• 名刺、重要事項説明書、届出、Webサイトの番号を統一する

FAXは地域の連携実務で残っている場合がありますが、送信先確認、短縮登録、送付状、受信者の限定などを運用にします。複合機を選ぶ前に、実際の通信相手へ必要な方法を確認します。

ネット回線・Wi-Fi・端末は「開通日」を確認

回線は申込みから工事まで時間がかかる場合があります。物件契約後すぐ、建物の回線状況と工事可否を確認します。業務用Wi-Fiと来客用を分け、初期パスワードを変更し、管理画面へアクセスできる担当者を限定します。

• PC・スマートフォンごとに利用者と用途を決めた
• OS・ソフトの更新を自動化した
• 画面ロック、暗号化、紛失時の連絡手順を決めた
• 事業所外で記録する場合の通信方法を決めた
• 故障・停電・回線障害時の代替手段を用意した

厚生労働省は介護情報基盤の利用について、インターネット接続端末の環境設定や端末ごとのセキュリティ確保を案内し、介護事業所向けの情報安全管理手引きも公開しています。

介護ソフトは価格だけでなく業務のつながりで選ぶ

開業前に確認する機能

• 利用者・職員・事業所情報の登録
• 訪問予定、計画、提供記録、実績の連動
• 介護給付費請求と伝送方法
• 権限設定、操作履歴、バックアップ、データ出力
• 法改正時の更新、問い合わせ窓口、研修

厚生労働省は「介護サービス事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」と「介護ソフトを選定・導入する際のポイント集」を公開しています。デモでは、管理者だけでなく実際に記録・請求する職員も操作を確認します。

契約から稼働まで

1. 必要業務と既存の帳票を整理する
2. 複数製品で必要機能・月額・初期設定を比較する
3. データ登録と権限設定を行う
4. テスト利用・職員研修を行う
5. 請求前に伝送環境と締め日を確認する

個人情報を「便利さ」より先に設計する

共用ID、私物端末への無制限保存、退職者アカウントの放置を避けます。誰がどの情報を閲覧・入力・送信できるかを決め、採用時と退職時の手順にします。バックアップは「取っている」だけでなく、復元できるかも確認します。

通信・介護ソフトのFAQ

介護事業所にFAXは必要ですか？

地域の連携先や自治体の運用で使う場合があります。通信相手に確認して判断してください。

介護ソフトはいつ契約しますか？

比較、初期設定、研修、請求準備から逆算し、開業直前を避けます。

個人スマートフォンで始めてもよいですか？

端末管理、保存範囲、権限、紛失・退職時の対応を決めずに利用者情報を扱うのは避けます。